Software per Economato

Il software è completamente personalizzabile ed ha di base le seguenti funzionalità/caratteristiche:

Scopo del sistema è quello di tracciare le richieste di fornitura di materiali effettuate all’Economato da uffici dell’amministrazione centrale e dai centri di spesa autonomi.

L’applicativo sarà web-based con accesso limitato a una definita utenza.

Saranno previsti tre livelli di utenza, con possibilità di definire diverse tipologie di utenza sullo stesso livello:

Livello richiedente:

inoltra la richiesta di materiale  può appartenere all’amministrazione centrale o ad un centro di spesa autonomo

Livello responsabile di ripartizione:

potrà approvare/respingere le richieste dei settori/uffici dell’amministrazione centrale afferenti alla ripartizione e a sua volta effettuare richieste.

Livello Economo:

potrà approvare/respingere le richieste approvate dal dirigente ripartizione o provenienti dai centri spesa ed eventualmente ridefinire in ribasso la quantità richiesta per ogni bene.

Sub-livello economato consegna:

è assegnato a chi consegna la merce. Ha accesso a tutte le richieste pervenute all’economato e può impostare la quantità prelevata.

Sub-Livello Direttore Amministrativo:

può visualizzare l’elenco e il dettaglio di tutte le richieste pervenute all’economato.

La gestione delle utenze del sistema (inserimento/disattivazione/modifica) potrà essere effettuata solo dal livello economo. Ogni utenza riporterà un codice identificativo della struttura di appartenenza prelevata da apposita tabella delle strutture sempre gestibile dal livello economo. Sarà inoltre gestito uno storico delle utenze.

Gestione richieste

Le richieste potranno riferirsi a materiale “a scorta” od essere libere (relative a materiale non presente normalmente in magazzino e quindi soggetto a procedura di acquisto).
I dati necessari saranno indicativamente quelli presenti sull’attuale modulo cartaceo utilizzato per le richieste. Riguardo la quantità sarà presente un valore per la quantità richiesta, uno per quella prelevabile, uno per quella prelevata.
Per ogni richiesta sarà presente uno status che indicherà la posizione della richiesta nell’ambito dell’iter amministrativo.
E’ prevista la stampa della richiesta che riporterà tutti i dati necessari sulla falsariga dell’attuale modello cartaceo.
Per le richieste “libere” sarà prevista la digitazione descrittiva del bene e della quantità.
Per le richieste di materiale “a scorta” si dovranno selezionare i beni oggetto di richiesta da una lista degli articoli disponibili (vedi sezione articoli “a scorta”). Per ogni articolo saranno indicati il codice, la descrizione e il prezzo unitario. Una volta specificata la quantità, sarà calcolato il costo totale.
Mentre per l’utente appartenente a settori dell’amm.centrale sarà visibile l’intero insieme degli articoli “ a scorta” , per l’utente appartenente a strutture “centro di spesa”  sarà visionabile un sottoinsieme degli articoli definibile nell’ambito della funzione di gestione articoli.
Il dirigente di ripartizione potrà visionare tutte le richieste relative ai settori della sua ripartizione con possibilità di approvarle o respingerle.
L’Economo avrà visione completa su tutte le richieste approvate dal dirigente ripartizione o inserite da utenti “centri di spesa” e potrà respingerle o approvarle con possibilità nel secondo caso di impostare la quantità prelevabile ( <= di quella richiesta) ed eventualmente anche la quantità prelevata. Potrà inserire una motivazione testuale opzionale al respingimento o modifica della quantità. La consegna della merce richiesta avverrà tramite l’utente con funzioni di “economato consegna” che potrà agire solo sulla quantità prelevata. Sia per l’impostazione della quantità prelevabile che per quella prelevata sarà disponibile una funzionalità di valorizzazione automatica delle quantità copiandole rispettivamente da quelle richieste o da quelle prelevabili.

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Gestione articoli “a scorta”

Sarà presente una anagrafica dedicata agli articoli a scorta da prelevare dall’attuale anagrafica articoli presenti sul sistema magazzino in uso da utilizzare per la presentazione della merce da richiedere. In fase successiva di analisi di dettaglio si dovrà definire se prelevare direttamente gli articoli dalle tabelle del sistema magazzino o creare una tabelle dedicata popolata periodicamente tramite import dallo stesso sistema. Nel secondo caso sarà prevista la gestione completa della tabella dedicata la cui gestione sarà riservata al livello economo.

Report/statistiche

Utilizzabili dal livello economo.
Saranno previsti delle apposite funzionalità   per analizzare i dati di quantità/costi/mese filtrati per struttura o utente. In funzione della tipologia di report sarà possibile l’esportazione dei dati in excel e/o la stampa in pdf.
Per richieste evase provenienti da centri di spesa sarà possibile produrre una nota di debito relativa al materiale prelevato in un dato periodo.