Software Richieste di Acquisto

Il software, personalizzabile a piacimento, presenta di base le seguenti funzionalità/caratteristiche:

Scopo del sistema è quello di tracciare le richieste di acquisto inviate dagli uffici e settori di un'Università, Ente o azienda.

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Utenti del sistema

L’applicativo è web-based con accesso limitato a una definita utenza.

Sono previsti cinque livelli di utenza, con possibilità di definire diverse tipologie di utenza sullo stesso livello. Il riconoscimento dell'utente può effettuato su un dominio (Active Directory, LDAP, ecc.) esistente.

1) Livello richiedente:

inoltra la richiesta di acquisto; Può visualizzare l'iter della richiesta. Dopo che è stato fatto l'ordine, relativo alla sua richiesta, riceverà una comunicazione con il numero di riferimento dell'ordine e della richiesta. Da tale momento potrà effettuare un cambio di stato alla richiesta per segnalare la ricezione della merce e se "Bolla consegnata" oppure "Materiale non consegnato" ed inoltre, in seguito alla ricezione della merce, potrà caricare i verbali di collaudo o di regolare esecuzione, allegandoli alla richiesta.

2) Livello responsabile:

potrà approvare/respingere le richieste dei richiedenti e a sua volta effettuare richieste approvate dallo stesso.
Può visualizzare l'iter della richiesta. Dopo che è stato fatto l'ordine, relativo alla sua richiesta, riceverà una comunicazione con il numero di riferimento dell'ordine e della richiesta. Da tale momento potrà caricare i verbali di collaudo o regolare esecuzione, allegandoli alla richiesta.

3) Livello segretario amministrativo:

potrà approvare/respingere le richieste approvate dal responsabile  ed eventualmente modificare alcuni dati della richiesta. Può modificare il tipo di richiesta. Potrà inserire una motivazione testuale opzionale al respingimento o modifica.
Può eventualmente girare una o più richieste al Direttore in caso si necessiti dell'approvazione dello stesso. Può girare/assegnare le richieste al personale dell'ufficio per la gestione.

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4) Livello ufficio gestione:

vede tutte le richieste, ma può lavorare solo su quelle che gli sono state assegnate. Può cambiare lo status della richiesta.
Può caricare i files delle condizioni contrattuali e dell'ordine. In particolare quando caricato il file dell'ordine, una comunicazione viene inviata al richiedente con il numero di riferimento dell'ordine e della richiesta.
Può impostare due date per ogni richiesta che faranno scattare degli alert per email verso i richiedenti per ricordare loro di segnalare la ricezione della merce e caricare i verbali di collaudo e regolare esecuzione.

5) Livello Direttore:

può visualizzare l’elenco e il dettaglio di tutte le richieste pervenute. Può approvare/respingere le richieste per le quali è stato chiamato in causa. Potrà inserire una motivazione testuale opzionale al respingimento o modifica.

La gestione delle utenze del sistema (inserimento/disattivazione/modifica) potrà essere effettuata solo dal livello segretario amministrativo. Ogni utenza riporterà un codice identificativo della struttura di appartenenza prelevata da apposita tabella delle strutture sempre gestibile dal livello segretario amministrativo.

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Gestione richieste

Le richieste potranno riferirsi ad acquisti diretti o da gara.

• Numero di conto
• Ufficio
• Settore
• Data
• Acquisto di
• Importo presunto al netto di iva
• Oggetto
• Motivazione
• Dichiarazione univocità
• Tempi di consegna gg/solari
• Periodo contrattuale da/a
• Richiesta di servizio di istallazione (si/no)
• Richiesta di servizio di manutenzione (si/no)
• Tempi e modalità di erogazione del servizio di manutenzione
• Certificazioni richieste
• Configurazione
• Allegati (caricamento di uno o più files), obbligatori se si tratta di Gara.

Per ogni richiesta sarà presente uno status che indicherà la posizione della richiesta nell’ambito dell’iter amministrativo. Ad ogni cambiamento di stato verrà aggiornato il log degli stati della richiesta con data, nome dello status e chi ha effettuato il cambio di stato.

Le richieste verranno visualizzate in due tabelle ordinabili e filtrabili (tra i filtri, l'anno e il settore/ufficio), una con le richieste da evadere ed una con le richieste evase.

E’ prevista la stampa della richiesta che riporterà tutti i dati necessari.

Report/statistiche

Possibilità di stampare dei report preimpostati (da definire quali ed in che formato)

Utilizzabili dal livello segretario amministratirvo e direttore.

Un report bisettimanale di tutte le richieste verrà inviato alle persone designate (da definire) per email.

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